1ère étape : je prends le temps de trier, classer de jeter
Vous me direz peut-être …. Tu crois que j’ai le temps de faire ça ! Les dossiers s’accumulent, je dois avancer !
Perdre du temps, prendre le temps de mettre de l’ordre, ce sont quelques minutes, quelques heures…. Qui vont vous en faire gagner beaucoup plus de temps dans les minutes, les heures et les jours qui suivent :
Lorsque mon environnement est propice au travail, il se fait avec facilité, sans fatigue et rapidement.
1) Je commence par faire une pile de tous les papiers, les post-it, les dossiers qui traînent en désordre sur ma table.
2) Je me munie de belles pochettes cartonnées neuves de différentes couleurs, vives de préférence dans lesquelles je vais classer par ordre de priorité de type d’affaires / de dossiers en cours.
- Dans les dossiers rouge ce qui assure la notoriété de ma société, de mon job (image, articles de journaux, parutions…).
- Dans les dossiers orange, mes clients, partenaires solides que j’aime.
- Dans les dossiers verts clairs tout ce qui a trait à la croissance (partenariats qui grandissent, solidifications d’accords, perspectives de relations solides et durables).
- Dans les dossiers verts foncés tout ce qui a trait à l’argent. (que je vais gagner, que je dois).
- Dans les pochettes brunes les affaires concernant la communication, les partenariats, les nouveaux deals.
- Dans les pochettes bleues, ce qui a trait à la substance même de mon activité, de mon orientation professionnelle
- Et pour finir, dans les pochettes grises enfermeront les dossiers difficiles, les relations tendues.
Sur chaque cartonnage, je prends le temps d’écrire en haut au centre le nom de l’affaire, du client. A droite en haut, l’adresse, les coordonnées et le nom du contact. Eventuellement, je colle mes post-it dessus, vers le bas. Jamais au centre.
Bénefices de la première étape
- Avoir un bureau en ordre
- Trouver facilement le dossier que je cherche
- Avoir les idées claires
- J’ai un regain d’énergie et de vitalité
J’ai rangé et trié mes dossiers, mon bureau est exempt de papiers qui traînent. Mes dossiers en cours sont disposés par couleur et dans un ordre parfait sur mon bureau. Les affaires terminées sont classées dans mes placards et les documents inutiles sont dans la poubelle (jaune bien sûr car je fais du tri sélectif !). La poubelle est vide chaque matin quand je commence ma journée. Rien ne traîne sous mon bureau, ni autour.
2ème étape : je m’attaque à mon ordinateur : je trie, je classe mes mails !
C’est exactement pareil que les papiers sur le bureau. La seule différence, c’est qu’au lieu de recevoir des lettres physiques sur le bureau, des e-mails arrivent dans votre boîte de réception.
De la même sorte, chacun d’entre eux est une transaction potentielle d’énergie. L’accumulation de ces potentiels figés, se transforme en une énergie négative, qui vous affecte, vous fatigue. Et encore une fois pour bien faire, il faudrait répondre ou se débarrasser d’eux puis les classer ou les supprimer.
Or bien souvent nous les laissons dans la boîte de réception, et très vite on se retrouve avec 600, 800 mails.
Informations reçues personnellement ou copies s’accumulent, nous n’avons plus ou pas le temps de tout lire, nous pouvons laisser passer des données véritablement essentielles.
Une information trop partagée, trop diluée devient fade, insipide, perd de sa force et finalement devient une énergie négative tant qu’elle n’est pas traitée par une personne, un groupe en particulier.
Elle s’accumule sur de nombreux ordinateurs et participe à l’inertie, à la fatigue générale. La synthèse des informations reprises dans de longs historiques de mail permet d’avoir tous les éléments nécessaires au traitement du dossier et de supprimer de nombreux e-mails.
Une synthèse clarifie, redynamiser un dossier, il a alors l’espace pour se mettre en mouvement, grandir et devenir une énergie dynamisante, positive et bienfaisante.
Je procède avec ordre et méthode comme pour mon bureau physique
- Je regroupe les mails par intérêt dans un dossier.
- Je fais la synthèse des éléments clés et je supprime les mails afférents désormais inutiles.
- Je mets à la corbeille ou je délègue ce dont je veux me débarrasser.
Les bénéfices de cette 2ème étape
- Clarté
- Rapidité
- Accroissement du mouvement, de l’activité des affaires
- Vitalité accrue
Caroline Gleizes-Chevallier
Harmonie et vitalité des Espaces
Aménagements Intérieurs Feng-Shui
+33 6 75 95 91 55 ou gleizeschevallier@gmail.com
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